Uitbesteden door middel van fulfilment

In de blogpost “Online geld verdienen, welke manier past bij jou?” komt het al een keer ter sprake. Je webwinkel uitbesteden door middel van Fulfilment. Momenteel schieten de fulfilment bedrijven in Nederland uit de grond en ook ik heb ook gekozen voor deze optie met mijn webwinkel. In dit artikel ga ik je daarom verder uitleggen wat deze manier van werken inhoudt en deel ik mijn ervaringen. 

Wat is fulfilment of e-fulfilment?

Fulfilment of e-fulfilment houdt in dat je een bepaald deel van je supply chain van je bedrijf uitbesteed aan een ander bedrijf. Over het algemeen gaat het om de inslag, opslag, inpakken en verzenden van bestellingen. Maar daarnaast is het ook mogelijk om andere activiteiten zoals je klantenservice uit te besteden. De belangrijkste reden waarom ik heb gekozen voor fulfilment is dat ik nu plaats onafhankelijk kan gaan werken en niet meer fysiek aanwezig hoef te zijn op een bepaalde locatie voor het inpakken en verzenden van mijn producten. Ook een belangrijke reden voor mij persoonlijk is de latere cut off tijd die een fulfilment partij kan bieden. Toen ik mijn producten nog vanuit mijn huis verzond, was het niet mogelijk om DHL later te laten komen dan 15:30 in de middag. Nu na uitbesteding, kunnen klanten bestellen tot 22:00 ’s avonds zonder dat ik daar zelf beschikbaar voor hoef te zijn.

Bij fulfilment is het mogelijk om alles digitaal te volgen. Van binnenkomst van een order, tot verzenden tot aflevering. Alles is op afstand te volgen en te sturen. Hierdoor kun je nog steeds dezelfde service bieden aan je klant zoals deze gewend is. Ik kan alles eenvoudig volgen via mijn telefoon waar ik ook ben ter wereld.

Wat zijn de voordelen?

• Niet meer fysiek aanwezig hoeven zijn voor het verpakken en verzenden van producten.
• Meer focus op je core business, wat is nou daadwerkelijk jouw toegevoegde waarde als webwinkelier?
• Besparing van geld op personeelskosten, opslagkosten, verpakkingskosten

Wat zijn de nadelen?

• Betalen van standaard fee voor het inpakken van orders en de oplslag
• Minder zicht op het proces, andere manier van werken
• Minder snel schakelen of kleine wijzigingen doorvoeren in je eigen proces.

Belangrijke zaken om rekening mee te houden bij de keuze voor een fulfilment bedrijf.

Fulfilment aanbieders schieten momenteel als paddestoelen uit de grond. Maar voor iedere situatie is het belangrijk om rekening te houden met de volgende zaken. Wij hebben een checklist voor je samengesteld waarmee je naar verschillende aanbieders kan gaan om deze te vergelijken

1. De kosten voor het verpakken en verzenden van een bestelling. Het is natuurlijk belangrijk om de marges op je verzendingen zo hoog mogelijk te houden. Hierbij spelen de kosten van uitbesteding een belangrijke rol. Afhankelijk van het type producten dat je verkoopt, worden er kosten gerekend. Verzend je momenteel voornamelijk via brievenbus pakketten? Dan heb je te maken met andere tarieven dan bij pakketpost. Daarnaast heeft de grootte van je producten en verdere opslagcondities ook invloed op de kosten. Goed om rekening mee te houden is dat alle fulfilment bedrijven de kosten anders begroten. Zo kiest de ene partij voor een all in tarief en de andere partij kiest er voor om de kosten per actie (bijvoorbeeld per SKU of product) door te voeren.
2. Grootte van het fulfilment bedrijf. Toen wij zelf voor de keuze stonden van een fulfilment bedrijf was dit een van de belangrijkste redenen waarom wij voor deze partij hebben gekozen. Grote fulfilment partijen zoals DocData of PostNL, doen enorme volumes en kunnen daarom kosten drukken. Helaas ben je bij dit soort bedrijven een hele kleine klant in het grote geheel. Wanneer je wijzigingen wilt doorvoeren gaat dit daarom vaak langzaam omdat er veel verschillende mensen bij betrokken raken. Persoonlijk was het voor ons belangrijk om korte lijnen te hebben met de accountmanager. Daarom hebben wij gekozen voor een kleiner bedrijf waar wij ook direct als grote klant werden ontvangen. Deze willen dan ook altijd net een stapje verder voor je gaan. Zo is onze accountmanager vrijwel altijd bereikbaar en kunnen we deze altijd even een whatsappje sturen wanneer er een probleem is met een zending. Dit is belangrijk omdat het fulfilment bedrijf toch een grote verantwoordelijkheid naar je klanten gaat dragen.
3. Afstand van je eigen woonplaats/onderneming. Natuurlijk kun je bij de keuze voor fulfilment belangrijk om een partij te kiezen die je eenvoudig kan bezoeken. Dit is zeker in de beginfase van belang om de belangrijkste opstartproblemen zo snel mogelijk het hoofd te bieden. Voor mij persoonlijk was dit motief wat minder van belang dan voor andere ondernemers die voor fulfilment hebben gekozen. Omdat de producten die worden verzonden in je eigen bezit blijven, vinden velen het van belang dat deze niet te ver van huis zijn.
4. Koppeling met je eigen webwinkel systeem. Wat voor webwinkel systeem gebruik je? En is deze volledig naadloos te koppelen met het fulfilment systeem? Dit is zeker van belang. Belangrijk is het dat je zo weinig mogelijk handmatige acties hoeft te ondernemen binnen het dagelijks verwerken van de orders. Zo kwamen wij er achter dat we bij de ene partij dagelijks een export van de bestellingen moesten importeren in het systeem en bij de andere partij hoefde dit niet. Het lijkt misschien dat dit weinig werk is maar het blijft een dagelijkse terugkomende verplichting. En daar wil je als het goed is juist van af.
5. Langdurig contract of maandelijks opzegbaar. Is het contract van het fulfilment bedrijf maandelijks opzegbaar of ligt deze vast voor vele jaren? Ook daar zitten grote verschillen in. Blijkt nou dat na uitbesteding dat er toch problemen voordoen met een bedrijf? Dan wil je niet dat je contractueel vast zit aan een overeenkomst waar je niet gelukkig mee bent. Kies daarom altijd bij start met fulfilment voor een partij zonder langdurige contractuele verbintenissen. Overstappen van fulfilment bedrijf is namelijk eenvoudiger dan je zou denken. Vrijwel iedere partij biedt een zogenaamde verhuisservice aan waarbij de producten worden opgehaald op de locatie naar wens en worden ingericht op de nieuwe locatie. Dit wordt vaak gratis gedaan of er wordt een kleine vergoeding voor gevraagd.

Heb jij andere zaken waar je rekening bij houdt bij de keuze voor fulfilment? Laat het weten in een reactie hier onder.

Mijn ervaring

Wij zijn een maand geleden gestart met fulfilment en wat ik heb gemerkt is dat ik het in de eerste weken zeer druk had met het oplossen van problemen bij de opstart. De afgelopen weken begin ik te merken dat ik het rustiger begin te krijgen en dat ik weer meer energie krijg om nieuwe projecten op te gaan starten. Daar heb ik dan ook nu meer tijd voor. Volg deze blog om automatisch op de hoogte te blijven.